Трудовые документы внутри любой организации – это не только основной инструмент управления и наведения порядка в команде, но и обязательное законодательное требование при работе с сотрудниками. Многие работодатели забывают об этом. Рассмотрим перечень документов, наличие и ведение которых обезопасит ваш бизнес.

Правила внутреннего трудового распорядка

Об этом мы уже много писали, но снова повторим, что данный документ основной для компании во взаимоотношениях с персоналом. Обязанность иметь его, а также ознакомить всех сотрудников под роспись установлена статьями 8 и 68 Трудового кодекса РФ (ТК РФ).

В статье 8 также предусматривается право работодателя иметь иные локальные нормативные акты, например, положение о премировании. Оно не обязательное, но мы настоятельно рекомендуем иметь большую часть ключевых положений компании, которые регламентируют основные вопросы и защищают работодателя.

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами

Необходимость его ведения вытекает из ст. 68 ТК РФ, закрепляющей обязанность работодателя знакомить работников с локальными нормативными актами под роспись. Вы можете делать листы ознакомления к каждому положению, чтобы не заводить единый журнал, но всё-таки вести учёт в одной книге  удобнее.

Штатное расписание

Указания на данный документ содержатся в статьях 15 и 57 ТК РФ. Штатное расписание важно для руководителя учреждения, поскольку закрепляет действующую структуру организации, а также для бухгалтерии, поскольку содержит сведения об оплате труда по каждой должности в организации и общем фонде заработной платы. Проверяющие всегда смотрят этот документ. В частности их интересует совпадение заявленных в штатном расписании должностей с реальным наличием таковых.

График отпусков

Необходимость его ведения продиктована ст. 123 ТК РФ. Второй, но не менее важный и обязательный документ после штатного расписания. Отказаться от его ведения нельзя ни одному работодателю.

Табель учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы

В ст. 91 ТК РФ указано, что работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником.

Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них

Формы книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Постановление № 69). Вести их требует раздел VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (Постановление № 225). Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них необходима при разрешении спорных вопросов, связанных с датой увольнения и выдачей трудовой книжки в последний день работы согласно ст. 84.1 ТК РФ.

Иные документы, которые заполняются для каждого сотрудника

Отдельно группируем документы для каждого сотрудника, которые должны вестись и быть в наличии.

  • Трудовой договор. Статья 67 ТК РФ устанавливает обязательной письменную форму трудового договора. В случае отсутствия таковой трудовой договор считается заключённым, если работник приступил к работе с ведома либо по поручению работодателя или его представителя.
  • Приказы по личному составу (о приёме, переводе, увольнении работников, предоставлении отпуска и т.д.). Эти унифицированные формы первичной учётной документации установлены Постановлением № 1 и распространяются на организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности, в том числе бюджетные.
  • Документы по оформлению командировки (служебное задание, приказ, командировочное удостоверение).
  • Личная карточка формы № Т-2. Данный документ обязателен для заполнения на каждого работника, с которым заключён трудовой договор. Личная карточка заполняется сотрудником отдела кадров на основании документов, представленных работником.
  • Трудовые книжки. Необходимость их ведения установлена ст. 66 ТК РФ. В частности, указано, что работодатель ведёт трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.

За отсутствие одного из перечисленных документов работодатель может быть привлечён по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ (КоАП РФ) за нарушение законодательства о труде. Сюда попадают любые нарушения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, например:

  • ошибки при оформлении приказов о приёме на работу, увольнении, переводе и пр.;
  • отсутствие ознакомления работника под подпись с локальными нормативными актами и другими кадровыми документами;
  • ошибки при заполнении трудовых книжек и вкладышей в них;
  • ошибки при составлении штатного расписания;
  • отсутствие графика отпусков или нарушения в его ведении/внесении изменений;
  • ошибки при составлении должностных инструкций и пр.

Наказание за подобные нарушения, следующие:

  • должностное лицо организации будет оштрафовано на сумму от 1000 до 5000 руб.,
  • а юридическое лицо – от 30 000 руб. до 50 000 руб.

Также в ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ написано, что работодатель будет привлечён к ответственности, если:

  • уклоняется от оформления трудового договора с сотрудником;
  • не выполнил правила о надлежащем оформлении трудового договора;
  • заключил гражданско-правовой договор вместо трудового.

Все три нарушения будут затрагивать кадровое делопроизводство.  Если любая из перечисленных здесь ситуаций будет обнаружена проверяющими, то:

  • должностное лицо работодателя (скорее всего, руководителя компании) оштрафуют на сумму от 10 000 до 20 000 руб.,
  • а саму организацию на более ощутимую сумму – от 50 000 до 100 000 руб.