Никогда за всю свою обширную более чем за двадцатилетнюю практику я не слышала столько разговоров и не читала столько статей об удалённой работе и о том, как правильно её организовать, что такое дистанционные сотрудники, как подписывать документы о дистанционной работе и т.д. И это очень обосновано, потому что сейчас мы живём в нестандартной ситуации. Выходом для многих предприятий, которые попали в ситуацию так называемых нерабочих дней, стало продолжение работы с помощью дистанционных форм, та самая удалёнка. Можно ли перевести сотрудника на удалённую работу, ну, того, кто обычно работал в офисе?

Можно, если, конечно, это возможно фактически. Понятно, что вряд ли вы можете перевести на удалённую работу токаря, вы же не дадите ему станок домой. Ну, а вот офисных сотрудников, например, менеджеров или бухгалтеров, вполне можно перевести на эту самую удалёнку. Что для этого нужно сделать? На самом деле регламент достаточно простой, он есть у нас на сайте. Но сейчас я расскажу о нём. Для того, чтобы перевести сотрудника на дистанционную работы, вы можете просто подписать соглашение. Если ваш сотрудник согласен, то вы договариваетесь с ним. Отлично, если он сам напишет заявление о переходе на дистанционную работу, ну, с просьбой об этом. Потом вы подписываете соглашение, и на основании этого соглашения издаёте приказ о дистанционной работе. Всё. Ваш сотрудник становится дистанционщиком. Каковы правила и условия отнесения работы к дистанционной? Потому что не обязательно дистанционной работой является любая работа, выполняемая вне офиса. Например, курьеры, может быть появляются в офисе на 15минут в день, но тем не менее, они не являются дистанционщиками. Так вот, чтобы работа относилась к категории дистанционной, она должна выполняться вне места нахождения работодателя. Дальше, она должна выполняться вне обустроенного им рабочего места и весь обмен информации и в том числе результатами работы, должен осуществляться с помощью информационно-телекоммуникационных связей, то есть фактически через интернет. Что это значит? Значит, что сотрудник должен быть доступен для вас, как для работодателя. И тут очень интересный момент и это касается как раз соглашения, вот этого вот дополнительного соглашения к стандартному трудовому договору о дистанционной работе. Дело в том, что как вы договоритесь об этой дистанционной работе, так ваш сотрудник и будет работать. По общему правилу, дистаницонщики, то есть такие дистанционные сотрудники сами определяют режим рабочего дня и время выполнения конкретной работы. Но вы можете договориться о том, что сотрудник должен работать, быть на связи ровно в то время, в котором он был в вашем офисе. Например, с 9 до 6 с перерывом на обед. Ничто не мешает прописать вам этого в дополнительном соглашении. В нём вы можете оговорить, каким образом вы будете связываться, можете оговорить, какими программами должен пользоваться ваш сотрудник, можете обусловить работу с клиентами и внешним миром от лица вашей организации тем, что он должен (обязан) использовать только конкретный телефон или конкретный корпоративный емейл. Всё это вы можете прописать. Также вы можете установить срок дистанционной работы, можете договориться, например, на два месяца, или можете договориться на неопределённый срок, но в этом случае для прекращения дистанционной формы работы вам нужно будет подписывать отдельный документ. Если вы же договоритесь на два месяца, то через два месяца всё автоматически возвращается на круги своя и сотрудник перестаёт быть дистанционщиком. Посмотрите, как вам удобно.

На что я хотела бы обратить внимание, если вы делаете соглашения о дистанционной работе, подумайте, что вы хотели бы иметь от сотрудника, какие его функции для вас наиболее важны, какие результаты вам надо получать от него, даже не смотря на то, что он теперь не появляется в офисе. В какой форме вам нужно получать эти результаты. Как обустроить его рабочее место дома так, чтобы он мог работать. Возможно, вам придётся дать ему оргтехнику. Кстати, если будете давать, опять же, упомяните об этом в соглашении и сделайте специальный документ, по которому вы передаёте эту оргтехнику, чтобы она вам вернулась. Если вы подпишете ещё и соглашение о полной материальной ответственности, связанной с этой оргтехникой, вообще будет замечательно. Но, дело в том, что о чём вы договоритесь, то и будет действовать. Поэтому не подходите к соглашению о дистанционной работе формально, пропишите в нём ровно то, что вы ожидаете от сотрудника. Но, соответственно, и сотрудник тоже может вносить в него какие-то коррективы. Очень часто мне задают вопрос, а влияет ли такая форма работы на оплату труда, нужно ли платить сотруднику ровно те же деньги, которые он получал за работу в офисе. Фактически это опять же зависит от вашего соглашения. Перевод на дистанционную работу автоматически не влечёт за собой изменения оплаты труда. Но если вы договоритесь, что размер оплаты труда меняется, окей, значит вы договаривайтесь. Вы включаете это в дополнительное соглашение и отражаете это в приказе. Это полностью ваше право. Это полностью право сторон договориться о том, как им будет удобно урегулировать вот этот вот вопрос относительно оплаты.

Ещё один частый вопрос, который приходит к нам в компанию ЮРВЕСТ в последние дни; «А вот сотрудники разъехались, а мы не успели с ними подписать эти соглашения, что делать?». И тут можно руководствоваться государственным разъяснением. У нас есть специальное дополнение Минтруда к разъяснению от 26 марта 2020 года. И там чётко написано, что для оформления отношений по дистанционной работе не обязательно подписывать вот эти вот соглашения в виде одного единого документа с подписями сторон. Достаточно обменяться образами документов. Что это значит? Это значит, например, что сотрудник может написать заявление о дистанционной работе, сфотографировать и прислать вам его хоть в вотсапе, вайбере, хоть по емейлу. А вы, соответственно, можете сделать приказ, и вы можете подписать свой вариант соглашения о дистанционной работе, точно также сфотографировать или отсканировать документ и отправить работнику. Если работник пишет вам в ответ, «да, я согласен», я согласен на то, что здесь написано, то считайте, что вы договорились. Единственный важный момент – эти документы действительно надо будет подписать физически, когда вся ситуация с этими нерабочими днями прекратится. Не забудьте это сделать! Имейте в виду, что дистанционная работа удобна не только в связи с нынешней ситуации. Посмотрите, возможно, часть сотрудников эффективно работает на удалёнке и вы сможете освободиться от части арендованных офисов. Посмотрите, как извлечь пользу из ситуации. И дистанционная работа, я думаю, может открыть для вас новые перспективы.

Смотрите видео и материалы нашего вебинара:
Срочное переформатирование бизнеса в условиях пандемии

А также читайте статью в нашем блоге:
Перевод на дистанционную работу в связи с коронавирусом без личного подписания документов